Dari berbagai media atau mungkin pernah kita alami, sebidang tanah yang tercatat sebagai Barang Milik Negara diklaim oleh masyarakat sebagai milik mereka bahkan sampai berperkara di pengadilan. Juga terjadi Rumah Negara yang ditempati oleh pihak ketiga atau pensiunan Aparatur Sipil Negara yang seharusnya tidak berhak menempati bangunan tersebut.
Contoh di atas memberikan kesadaran pada kita tentang aspek pengamanan Barang Milik Negara yang harus menjadi perhatian kita semua. Aspek pengamanan Barang Milik Negara paling tidak terdiri dari tiga bagian.
Aspek Administratif.
Aspek ini adalah proses menata usahakan Barang Milik Negara dalam rangka mengamankan BMN dari segi administratif. Disini letak pentingnya dokumen administrasi yaitu dokumen yang diterbitkan pihak yang berwenang yang berkaitan dengan keberadaan BMN seperti sertifikat tanah, akta jual beli, keputusan panitia pengadaan tanah, perjanjian sewa menyewa, perjanjian pinjam pakai, izin mendirikan bangunan, Berita Acara Serah Terima, STNK, BPKB dan dokumen lainnya.
Pengamanan secara administratif meliputi; Pertama, pembukuan. Kegiatan pendaftaran dan pencatatan BMN ke dalam daftar barang yang ada pada Pengguna Barang atau Pengelola Barang. Dalam pembukuan dilakukan pencatatan secara tertib terkait transaksi perolehan, transaksi perubahan maupun transaksi penghapusan yang kesemuanya berdasarkan dokumen sumber yang jelas.
Selain melakukan pencatatan juga mengarsipkan seluruh dokumen yang ada baik dokumen sumber, dokumen kepemilikan maupun dokumen pendukung lainnya.
Kedua, inventarisasi.Kegiatan pendataan, pencatatan pada kertas kerja, dan pelaporan hasil pendataan BMN. Kegiatan inventarisasi ini tercakup di dalamnya Saldo Awal (saldo akhir periode lalu, koreksi saldo), Perolehan BMN (hibah, pembelian, penyelesaian pembangunan, pelaksanaan perjanjian kontrak, pembatalan penghapusan, rampasan, reklasifikasi masuk, transfer masuk), Perubahan BMN (pengurangan, pengembangan, perubahan kondisi, revaluasi), Penghapusan BMN (penghapusan, transfer keluar, hibah, reklasifikasi keluar).
